Vapo Oy:n tiedonantopolitiikka


Vapo-konsernin emoyhtiön, Vapo Oy:n (”Yhtiö”) kotipaikka on Jyväskylä. Yhtiön on listaamaton. Vapo kuitenkin noudattaa tiedonantopolitiikassaan Suomen lainsäädännön lisäksi mahdollisimman pitkälle Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä ja periaatteita koskien tiedonantovelvollisuutta ja julkistamattoman sisäpiiritiedon käsittelyä, koska yhtiöllä on listattu laina Nasdaq Helsingissä.

Yhtiön omistaa Suomen valtio 50,1 prosenttia ja Suomen Energiavarat Oy 49,9 %. Yhtiö ei erikseen julkista omistajaluetteloa ja sisäpiirirekisteriä.

Vapo viestii aktiivisesti kaikille sidosryhmilleen. Sen viestinnän keskeisiä periaatteita ovat johdonmukaisuus, oikea-aikaisuus, todenmukaisuus ja ymmärrettävyys. Yhtiö pyrkii ylläpitämään sidosryhmiensä luottamusta Vapoon. Tiedonanto perustuu säännölliseen ja jatkuvaan tiedonantoon.

Säännöllinen tiedonanto

Tiedot, jotka koskevat taloudellista tilannetta, tasetta ja rahoitusasemaa, tulevaisuuden näkymiä ja muita samankaltaisia asioita, annetaan ensisijaisesti tilintarkastettuihin tilinpäätöksiin perustuvissa tilinpäätöstiedotteissa ja kolmannesvuosikatsauksissa. Vapo julkaisee taloudelliset raportit neljältä ja kahdeksalta kuukaudelta sekä tilinpäätöstiedotteen, jonka raportointijakso kattaa kolmannen kolmanneksen lisäksi koko tilivuoden.

Vapo julkaisee lähtökohtaisesti ainoastaan tilinpäätöstiedotteissa ja osavuosikatsauksissa tulosohjeistuksen, joka sisältää taloudelliset näkymät ja markkinanäkymät kuluvalle tilivuodelle. Taloudelliset näkymät sisältävät johdon arvion liikevaihdon ja kannattavuuden kehityksestä tilivuonna, sekä markkinanäkymät, jotka perustuvat johdon senhetkiseen näkemykseen toimintaympäristöstä ja markkinoiden kehityssuunnista sekä niihin liittyvät olennaiset riskit.

Tulosvaroitus annetaan mahdollisimman pian, jos Yhtiö arvioi, että sen kuluvan tilivuoden tuloksen tai taloudellisen aseman kehitys, liikevaihtoa tai käyttökatetta koskeva arvio tai muu vastaava tulevaisuuden näkymiä koskeva arvio poikkeaa olennaisesti joko kielteiseen tai myönteiseen suuntaan (positiivinen tulosvaroitus) aikaisemmin julkaistusta. Mikäli taloudellinen tulos tai taloudellinen asema poikkeaa odottamattomalla tavalla ja merkittävästi sellaisesta arviosta, joka voidaan kohtuudella tehdä aiemmin julkistettujen tietojen perusteella, Vapo julkistaa tiedon asiasta.

Yhtiö julkaisee tilinpäätöstiedotteet, osavuosikatsaukset ja muut yhtiön kannattavuuden tai rahoitusaseman tulkintaan liittyvät tiedotteet ilman aiheetonta viivettä verkkosivuillaan (www.vapo.com) sekä lehdistötiedotteina ainakin suomeksi ja englanniksi.

Vapon vuosikertomus sisältää konsernin ja emoyhtiön viralliset, tarkastetut tilinpäätökset, niitä täydentävän hallituksen toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja erillisen selvityksen Yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä Yhtiön palkka- ja palkkioselvityksen. Vuosikertomus julkistetaan viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta. Vuosikertomus voidaan julkistaa yksinomaan sähköisessä muodossa. Selvitys Yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä palkka- ja palkkioselvitys julkistetaan Yhtiön verkkosivuilla.

Lausunnonantajat

Yhtiön toimintaa, kehitystä, strategiaa, taloudellista asemaa, markkinaympäristöä ja tulevaisuuden näkymiä koskevia lausuntoja antavat konsernijohtaja tai hänen sijaisensa, talousjohtaja ja viestintäjohtaja. Divisioonien johtajat ja asiantuntijat antavat lausuntoja oman vastuualueensa piiriin kuuluvista asioista.

Osakkeenomistajia, rahoittajia ja analyytikoita tapaavat konsernijohtaja ja talousjohtaja tai muut konsernin johtoryhmän jäsenet. Näissä tapaamisissa käytävät keskustelut käydään aiemmin julkaistun tiedon pohjalta.

Kieli ja kanavat

Kaikki olennaiset Vapoa koskevat tiedot julkistetaan samanaikaisesti suomeksi ja englanniksi keskeisille tiedotusvälineille sekä Yhtiön verkkosivuilla. Tilinpäätös, toimintakertomus, selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä, tilintarkastuskertomus sekä osavuosikatsaukset pidetään Vapon internet-sivuilla saatavilla vähintään 10 vuotta.

Huhut, markkina-arviot tai tietovuodot

Vapo ei pääsääntöisesti kommentoi mahdollisia julkisuudessa esiintyviä huhuja, analyytikoiden ennusteita tai kilpailijoiden tai asiakkaiden toimintaa. Mikäli Vapoa koskevia merkityksellisiä virheellisiä tietoja esiintyy julkisuudessa, arvioivat Yhtiön edustajat Yhtiön julkistaman tiedon laatua ja antavat siitä tarvittaessa tietoa. Kaikki Yhtiön markkina-arvoon ja varallisuusasemaan liittyvä merkityksellinen tieto on sisäpiiritietoa, kunnes se julkistetaan Vapon tiedonantoperiaatteiden mukaisesti. Jos sisäpiiritieto vuotaa julkisuuteen sitä koskevan asian vielä ollessa valmisteltavana, julkaistaan asiasta tiedote tai kommentti mahdollisimman pian.

Yhtiökokoukset

Vapo Oy:n ylin päättävä elin on yhtiökokous ja sen tehtävät määräytyvät yhtiöjärjestyksen ja Suomen osakeyhtiölain mukaan. Varsinainen yhtiökokous päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta, voitonjaosta, vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja konsernijohtajalle, hallituksen jäsenten, puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan ja tilintarkastajan valitsemisesta ja näiden palkkioista sekä muista osakeyhtiölain mukaan varsinaisen yhtiökokouksen päätöstä edellyttävistä ja sille esitetyistä asioista. Yhtiökokous kokoontuu vähintään kerran vuodessa. Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain yhtiöjärjestyksen määräysten mukaisesti ja hallitus kutsuu sen koolle. Ylimääräinen yhtiökokous voidaan pitää, jos hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai jos se on lain mukaan pidettävä.

Kriisiviestintä

Vapo on määritellyt konsernin kriisiviestinnän ohjeet, joita sovelletaan viestintään ja tiedonkulkuun Vapon kriisitilanteissa. Jos tilanne arvioidaan kriisitilanteeksi, konsernin viestintä- ja yhteiskuntasuhdejohtaja kutsuu koolle konsernin kriisiviestintäryhmän. Viestinnässä korostuvat julkistettavien tietojen laadun varmistaminen, nopeus ja aktiivisuus.

Sisäinen ohjeistus

Vapo tiedonantopolitiikka julkaistaan Vapon kotisivuilla www.vapo.com. Tämän hallituksen vahvistaman tiedonantopolitiikan lisäksi Vapolla on sisäinen ohjeistuksensa koskien ulkoista viestintää. Nämä suositukset sisältävät periaatteet, joiden mukaan Vapo viestii medialle, rahoittajille ja sijoittajille ja määrittävät milloin ja millaista tietoa jaetaan, edustajat eri tilanteissa sekä käytännöt, joiden mukaan toimitaan median ja sijoittajien kanssa. Suositusten tarkoituksena on luoda ja ylläpitää Vapon mainetta sekä varmistaa viestinnän yhdenmukaisuus ja tiedon oikeanlainen julkistaminen.

Tiedonantopolitiikan valvonta ja tulkinta

Vapon tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa Vapo Oy:n toimitusjohtaja. Toimitusjohtaja tai hänen nimeämänsä henkilö antaa tarvittaessa lisäohjeita tiedonantopolitiikan käytännön toimeenpanosta. Toimitusjohtajalla on oikeus yksittäisissä tapauksissa poiketa tiedonantopolitiikasta painavista syistä, lakien ja säännösten puitteissa.

Voimassaolo

Vapo Oy:n hallitus on 1.11.2019 vahvistanut päivitetyn tiedonantopolitiikan, joka tuli voimaan välittömästi.